A Cultura da Planilha de Vendas no Excel ainda predomina em todos os tipos de negócios e empresas de todos os portes. Se você faz parte de uma equipe de vendas vou apresentar 5 Motivos para NÃO usar Planilha de Vendas no Excel.
A Planilha de Vendas no Excel
Quando você começa um novo negócio, o Excel se torna seu melhor amigo.
- Como faço um cálculo rápido? No Excel.
- Onde estão dos dados dos cliente que assinaram contrato semana passada? Na planilha de Vendas no Excel.
- Como você controla e onde você guarda os dados dos seus clientes e prospectos? Excel, é claro.
O Excel te ajuda com tudo, não é? Parece que não há mais como viver sem planilhas do Excel.
Nós pensamos diferente.
O fato é que seu trabalho parece impossível sem o Excel, pois ele é fácil de configurar, simples de usar, e faz todo o trabalho chato para você.
A Ferramenta Perfeita
O Excel parece ser perfeito até alguma as situações abaixo começarem a acontecer:
- Como gestor você quer que todos os vendedores tenham acesso a mesma fonte de dados.
- Você quer analisar os dados do seu negócio e criar métricas.
- Você precisar criar processos para que as negociações sejam padronizadas.
- Você quer transformar os dados da planilha de vendas em informações e gerar insights para seu negócio.
Imagine compartilhar sua Planilha de Vendas no Excel com 10 vendedores, esperando que todos estejam na mesma versão que você em todos os momentos. Isso pode ser frustrante, propenso a erros e definitivamente não é uma maneira produtiva de trabalho.
Eu sei que a planilha de vendas no Excel é simples de usar, todos nós já estamos acostumados, pois ela faz parte do nosso dia a dia há anos. Eu mesmo usei por muito tempo.
Mas o mundo dos negócios, o mundo das vendas mudou. Está mais dinâmico e analítico, e infelizmente a planilha de vendas no Excel não acompanhou essa mudança.
Pesquisas mostram que gestores perdem de 1 à 2 horas do seu dia, todos os dias fazendo atividades manuais com planilhas. Agora se os gestores perdem esse tempo imagina todos os vendedores da equipe comercial?
Quantas horas eles perdem por dia, por semana, por mês atualizando planilhas e mais planilhas ao invés de estarem utilizando esse tempo fechando negócios para atingir a meta.
5 Motivos para NÃO usar Planilha de Vendas no Excel
1 – Processos
Este é o maior motivo para você hoje de usar planilha de vendas bo Excel. Os gerentes de vendas podem encaminhar leads para seus vendedores através do funil de vendas. Funil de Vendas são as etapas do processo de negociação da sua empresa. Desde o momento em que um lead é cadastrado até o momento em que o contrato é assinado.
A adoção do funil de vendas é fundamental pois todos os vendedores irão seguir o mesmo caminho, dando ao gestor visão total sobre a performance de cada um dos vendedores. Agora como você utiliza o funil de vendas na planilha de vendas do Excel? É possível fazer isso de maneira eficiente e produtiva? Acredito que não.
2 – Falta de Automação
Digamos que você esteja usando o formulário em seu site ou em uma página de captura para coletar leads. Normalmente, um usuário preenche o formulário, você recebe um e-mail com os dados preenchidos pelo agora pelo lead. O próximo passo é você cadastrar estes mesmos dados recebidos por e-mail na sua planilha de vendas no Excel.
Você repete esse processo toda vez que um novo e-mail chega. Você já parou para calcular quanto tempo que você ou sua equipe de vendedores perde com esse processo manual?
3 – Relatórios Avançados e Métricas
Em todo negócio é necessário medir os esforços. O Excel oferece tabelas dinâmicas, gráficos de barras e gráficos de pizza. Mas há limites na quantidade de dados que ele pode manipular. Para relatórios complexos envolvendo uma enorme quantidade de registros, o Excel é limitado. Não permite que você crie uma variedade de relatórios personalizados.
E quando o assunto são relatórios em tempo real é aí que o problema se agrava. Um dos maiores benefícios da Cultura Analítica é a identificação o que está errado e rapidamente novas providências são tomadas antes que investimentos sejam perdidos. A planilha de vendas não oferecem esse recurso para você.
4 – Segurança de Dados
Uma planilha de vendas como qualquer documento de Excel corre o risco de ser compartilhado sem o seu conhecimento. Imagine alguém colocar os contatos da sua empresa em um USB e leva-lo para casa. É muito fácil de você perder seus dados.
Hoje o recurso mais valioso do mundo são os dados. Muitos gestores ainda não tem ideia do poder dos dados. Mais do que nunca hoje é necessário garantir a privacidade e a segurança dos dados seus clientes. Questão pouco provável quando utilizamos uma planilha de vendas.
5 – Agenda de Atividades
Quando você está usando uma planilha de vendas no Excel, você precisa de um monte de outras ferramentas para gerenciar suas vendas. Entre elas um calendário e uma agenda de atividades. O seu dia a dia e o da sua equipe de venda se tornarão mais produtivos e organizados. Quando uma atividade (envio de um e-mail, ligação, Skype, visita externa e etc) for agendado uma notificação pode ser enviada para o colaborador com 30 e/ou 15 minutos de antecedência. Garantindo assim que a atividade não seja esquecida.
Alguns benefícios quando sua equipe utiliza uma agenda a atividades:
- Economia valiosa de tempo.
- Eficiência nas ações.
- Tanto as vendas (dados) e os vendedores ficam mais organizados.
Podemos resumir todos os motivos em só um. Economia de tempo.
Quanto custa o tempo da sua equipe? Quanto custa para sua equipe de vendas focar em uma negociação ao invés de preencher várias colunas de uma planilha de vendas. Planilhas estas que você gestor irá perder quase 2 horas por dia analisando.
Gerenciador de Relacionamento com o Cliente (CRM)
A solução para sair da Cultura das Planilhas de Venda de Excel e levar a Cultura Analítica para sua Equipe de Vendas é adotar um sistema CRM.
CRM são as iniciais em inglês para o termo “Customer Relationship Management”. CRM é um programa de computador (software) que contém um conjunto de boas práticas, estratégias de negócio e tecnologias focadas no cliente. Desde autônomos, micro, pequenas, médias até grandes empresas podem e devem utilizar um CRM de Vendas para gerenciar e analisar as negociações com seus clientes.
O CRM otimiza os esforços das negociações e aumenta assertividade de suas campanhas de captação de novos clientes. Ao invés de utilizar uma planilha de vendas para armazenar os dados dos clientes (nome, endereço, gênero, celular, etc) você irá cadastrar no CRM.
O software não é apenas um controle de carteira de cliente mais inteligente. Ele transforma dados em informações valioso sua equipe de vendas. Informações como o histórico de compra, perfil de comportamentos, preferências dos clientes e etc. Outra ferramenta extremamente útil é agenda de atividades. Nela os vendedores cadastram visitas, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações.
Um bom CRM de Vendas fornece relatórios com métricas importante como tempo médio gasto por cada vendedor em cada atividade. Métrica essencial para o gestor possa otimizar ações pontuais.
O que torna a solução de CRM a tecnologia corporativa mais utilizada pelas empresas é o modo como ele centraliza as informações das negociações, leads e clientes em um único local.
Quando uma empresa precisa de um CRM?
- Se você tem vendedores que trabalham juntos; mesmo quando são home-office ou externo.
- Se você não consegue mensurar rapidamente as informações das negociações para tomar decisões.
- Se você não consegue identificar os detalhes das perdas frequentes de clientes.
- Se você tem a sensação que informações estão passando despercebidas.
- Se sua equipe de vendas está crescendo mais rápido do que você esperava.
- Se você está gerenciando tudo em uma planilha de vendas.
Conclusão
O uso da planilha de vendas pode ser a inimiga número 1 da produtividade da sua equipe de vendas. Reflita sobre essa probabilidade. A adoção de um CRM de vendas ajuda milhões empresas em todo o mundo. Tenho certeza que irá ajudar a sua empresa também. Existem diversos CRMs no mercado, pesquise e veja qual atende melhor suas necessidades.
O principal é saber que hoje existem diversas maneiras que além aumentar a produtividade da equipe, gerenciar as negociações e permitem uma analise completa e eficiente de todos os dados gerados.
A Cultura Analítica preza por entender o que os dados estão escondendo para então tomar decisões de negócios com base em evidências. Sem mais intuição ou achismos. Mude a forma que você gerencia e analisa suas vendas.